Comment s’inspirer de ce concept pour atteindre vos objectifs de manière efficace, douce et progressive ? Et si le petit recul que nous avons depuis bientôt 2 semaines de confinement nous permettait de revoir notre relation au travail ? D’expérimenter d’autres façons d’appréhender nos besoins et nos objectifs de vie professionnels et personnels ? Ralenti et lenteur se sont invités dans nos vie, et si nous profitions de ce qu’ils apportent pour nous réaliser ? Privilégier la qualité et non la quantité. Se fixer des objectifs motivants, ambitieux, nécessaires, oui ! Mais vouloir y parvenir trop rapidement en fixant un objectif trop grand, c’est risquer de se décourager en chemin et peiner à mener ses projets à terme.

Alors en quoi la méthode Kaizen peut-elle vous aider à atteindre vos objectifs en apportant les changements souhaités de manière durable dans vos projets ?

Si la méthode est née dans les entreprises japonaises, c’est en réalité un état d’esprit qui peut s’appliquer aussi bien au monde de l’entreprise qu’à chacun d’entre nous, dans notre vie personnelle, professionnelle, pour atteindre les objectifs que l’on s’est fixés.

La méthode Kaizen est un moyen ET un état d’esprit qui consiste à accomplir de grandes choses grâce à de petits changements initiés au quotidien. Ce concept est apparu dans les années 50, au sein des usines Toyota. Depuis, la méthode est populaire dans le monde et utile aussi bien dans les sphères professionnelles que personnelles. 

« Un voyage de mille lieues commence toujours par un premier pas. »

-Lao Tseu, philosophe.

Tout projet ou changement peut être ressenti comme une longue distance à parcourir, semant le doute sur le fait de parvenir à aller jusqu’au bout. Pourtant, il suffit de le décomposer en petits pas pour la parcourir de manière fluide et parvenir à son objectif final. En cela, la méthode est douce, progressive et prendre le temps est une des clés majeures pour avancer sûrement.

POURQUOI PRIVILÉGIER DES ACTIONS PROGRESSIVES ?

Parce-que notre cerveau résiste naturellement au changement pour nous protéger des éventuels risques et dangers qu’il représente. Ainsi, amorcer un trop gros changement brutalement ne fera qu’accentuer votre résistance au changement. Mieux vaut donc procéder par étapes en mettant en place de petites actions que vous réaliserez plus facilement. Vous déclencherez alors du plaisir et de la fierté, source d’énergie pour continuer de faire.

L’HISTOIRE DU CONCEPT

Kaizen en japonais, est composé des mots ken qui signifie changement et de zen qui veut dire meilleur. Dans les années 50, Toyota cherche à accroître la productivité dans son entreprise. La méthode Kaizen, en tant qu’amélioration continue, devient alors un principe de management : le lean management.

L’objectif de cette méthode est de miser sur l’endurance, de capitaliser sur toutes ses ressources propres et d’avancer par petits pas, en mode économie d’énergie. On parvient à évoluer de façon permanente grâce à de petits changements et améliorations quotidiens. Ainsi, le projet final est découpé en plusieurs étapes qui sont plus digestes que si l’on s’attaque directement au gros morceau. On valorise ici une approche volontairement lente et douce, plutôt que des changements rapides. On le voit au moment des résolutions: dès que l’on s’impose des défis trop grands du jour au lendemain comme arrêter de fumer ou se remettre au sport 3 fois par semaine, on ne le tient pas sur une année. La méthode Kaizen à l’inverse, permet de rendre n’importe quel objectif digeste en le découpant en plus petits sous-objectifs. De cette façon, on s’encourage à poursuivre grâce à de petites victoires tout au long du processus.

LES 4 PRINCIPES FONDAMENTAUX DE LA MÉTHODE

1. Remettre en question ses pratiques avec recul et bienveillance

Même tout fonctionne et que les choses se déroulent bien, il est enrichissant de se demander ce que l’on pourrait améliorer. Penser de cette manière vous amène à régulièrement vous mettre à jour, renouveler vos pratiques, vous adapter à des évolutions et de pouvoir le faire, non pas dans l’urgence, mais de manière posée et réfléchie. Quand tout va bien, c’est le meilleur moment pour réfléchir car nous avons l’énergie et l’esprit claivoyant. N’attendez pas de rencontrer un obstacle trop grand ou d’être au pied du mur pour changer car cela implique de le faire sous stress, ce qui est loin d’être le plus efficace. Au contraire ! L’esprit est brumeux, vous réagissez sous l’émotion et il est plus difficile de déployer une vision claire à long terme.

Réfléchir à ce que nous pouvons améliorer ne va pas dans le sens de faire « toujours plus », mais plutôt d’interroger nos pratiques, nos habitudes et de se demander si cela sert encore efficacement nos projets. Cela évite de se reposer sur nos acquis et d’être toujours alerte et vif d’esprit pour anticiper et s’adapter. Par exemple, il a été démontré que lorsque vous vous mettez à la pratique d’un sport comme le renforcement musculaire, si vous faîtes les mêmes exercices pendant 2 semaines, votre corps s’habitue à cet effort et cela n’a plus le même effet probant sur le développement de votre muscle qui a besoin que vous lui donniez d’autres exercices.

2. Ne pas chercher la perfection, visez la durée

Il est inutile de chercher à tout faire parfaitement du jour au lendemain. Il est plus efficace d’accepter que ce sont les petites actions quotidiennes qui vous mèneront à évoluer et à aller vers votre objectif final. Le monde ne s’est pas fait en un jour, l’enfant a trébuché 100 fois  avant de savoir marcher (maladroitement pour commencer), un musicien fait ses gammes tous les jours pour atteindre sa splendide agilité. Ce n’est donc pas grave si vous ne parvenez pas dessiner le portrait de la Joconde le jour où vous vous êtes lancé.e le défi de peindre.

3. Identifier la cause des problèmes et ne pas attendre pour la résoudre

Parfois, malgré la volonté et les moyens mis en œuvre, vous vous rendez à l’évidence :

• vous n’arrivez pas à mettre en place vos projets
• ne parvenez pas à donner une vie longue à vos actions pour atteindre votre objectif
• avez réussi à atteindre un objectif mais pas à le maintenir

Identifiez la cause du problème, l’origine des freins et des obstacles rencontrés, sinon le risque est de voir le problème survenir de nouveau !

Gagnez du temps en remontant à la source : vous pouvez notamment utiliser la méthode des 5 pourquoi

Cette méthode répond à l’un des grands principes essentiels de la méthode Kaizen: remonter à la source des problèmes afin de les résoudre durablement. Pour cela, on se demande 5 fois « pourquoi ? »

Exemple : « j’ai trop de dossiers et d’actions à gérer en même temps, je n’arrive pas à en voir le bout, je suis tellement fatiguée que je fais un burn out de mes mails et des appels téléphoniques. »

1. Pourquoi ? Parce que je dois assurer  3 missions différentes en même temps ;
2. Pourquoi ? Parce-que j’ai accepté de remplacer une collègue en congé maternité pour sauver son poste financé par des subventions, pas de poste, pas de subventions pour l’association ;
3. Pourquoi ? Parce ce que personne n’a accepté de le faire et qu’elle se retrouverait au chômage ;
4. Pourquoi ? Parce que ce que  je pouvais aider ;
5. Pourquoi ? Parce-que c’est dans mes valeurs.

On peut aisément deviner pour cette personne que sa valeur d’aider est à l’origine de la situation qu’elle vit. En répondant à cette valeur, elle accepte une mission de trop qui la surcharge de travail et qu’elle finit par abandonner par risque d’épuisement. Peut-être que cette personne doit travailler sur sa valeur d’aide/d’entraide. On voit bien à quel point nos valeurs gèrent nos choix de vie, et certaines d’entre elles, poussées à l’extrême, peuvent nous épuiser plutôt que nous nourrir. Dans ce même cas, le problème source aurait pu être une mauvaise gestion des priorités, une difficulté à déléguer, une incapacité à dire non (à des sollicitations de collègues, à du travail en plus dans une période de rush..)

Donc cela demande d’être honnête avec soi et sans se juger, donc avec beaucoup de bienveillance à son égard. Essayez un maximum, dans le respect de vos besoins et de votre rythme, de résoudre les problèmes rencontrés le plus tôt possible, avant qu’ils n’empirent et tant que vous avez l’énergie pour les résoudre

4. Hiérarchiser les changements selon votre propre évaluation

Il est plus facile psychologiquement de privilégier les petits changements rapides. Si vous privilégiez ce qu’il y a de plus facile à mettre en place,  en priorité, alors vous adopterez plus vite de nouvelles habitudes, ce qui vous donnera envie de progresser.

Comment faire ?

• Repensez de manière précise à l’objectif que vous souhaitez atteindre ;
• Identifiez votre niveau de motivation : « En quoi cela serait important pour moi d’y parvenir ? » ;
• Puis, en vous basant uniquement sur votre propre ressenti, demandez-vous « Quelle serait la plus petite action que je pourrai mettre en place aujourd’hui pour y parvenir ? ».

Donc, plutôt que de vous lancer tout de suite sur un marathon de 10 km, commencez par une course de 3km organisé par la Ville ; en voyant que vous êtes capable de tenir une couse jusqu’à la ligne d’arrivée, vous serez d’autant plus motivé.e pour persévérer et vous fixer un autre step !

Nous sommes nombreux à devoir expérimenter et adopter la patience dans nos vies. Nous souhaitons parvenir rapidement à l’atteinte de nos projets, à la réussite de nos objectifs, et nous essayons de nous imposer régulièrement des challenges.

La méthode Kaizen , rappelez-vous, est avant tout un état d’esprit. Accepter de faire le chemin en conscience, de manière progressive, écologique, en respectant notre rythme et nos ressentis pour nous guider, c’est commencer à profiter aussi du voyage. Être dans ce nouvel apprentissage (dessiner, jouer du piano, apprendre à dire non pour se dire oui à soi, déléguer à ses collègues, manager avec plus d’assertivité..), c’est maximiser les chances d’atteindre son objectif en favorisant sa propre implication réelle et sincère. Cette méthode peut être aussi bien appliquée à soi qu’à ses équipes au travail.

POUR ALLER PLUS LOIN

Récompensez-vous, ou pensez à récompenser vos équipes

Ceci marque un geste de reconnaissance, un bon carburant pour nourrir le moteur. C’est savoir se féliciter (en toute humilité) d’avoir réussi, d’avoir avancé, ce qui encourage à poursuivre et persévérer dans ce sens.

Rédaction : Agnès VAH HNI, Consultante et Coach certifiée
Mise en page : Nadège THENADEY, Community Manager